Blog Archives

Laporan Pertanggungjawaban Reuni Akbar dan Lebaran Santri 1437 H

WhatsApp-Image-20160715

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN

LEBARAN SANTRI DAN REUNI AKBAR 1437 H

Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT atas nikmat dan karunia-Nya, acara Lebaran Santri dan Reuni Akbar 1437 H atau tahun 2016 yang digelar pada Minggu, 17 Juli 2016 dapat berjalan dengan baik.

Dalam pelaksanaan kegiatan lebaran santri ini, panitia dan pengurus Almaa berupaya menghapuskan perbedaan atau pemisahan antara alumni yang mondok dan luar pondok. Dengan begitu, kami berharap seluruh alumni Al Hidayah merupakan santri, sehingga berhak untuk mengikuti acara Lebaran Santri dan Reuni Akbar ini.

Kemudian, untuk menjaga transparasi kegiatan sekaligus evaluasi, kami membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan. Mudah-mudahan, laporan ini dapat menjadi referensi sekaligus evaluasi bagi pengurus Almaa dan panitia ke depanya dalam mempersiapkan acara sehingga dapat berjalan lebih baik, insya Allah.

Berikut adalah rincian hasil kegiatan yang kami laporkan,

1. ACARA

Alhamdulillah, pelaksaaan acara dapat kami gelar sesuai jadwal yang ditetapkan di kalender Yayasan Pendidikan Al Hidayah, yakni pada Minggu, 17 Juli 2016 atau bertepatan pada 12 Syawal 1437 H.

Untuk mempersiapan acara ini, Ketua Almaa Islahul Ihsan mulai membahasnya pada minggu pertama Bulan Ramadhan. Sehingga, terdapat waktu persiapan yang cukup sekitar satu bulan bagi kami, mulai dari pembentukan panitia, memohon persetujuan ke pengasuh pondok dan yayasan, hingga mempromosikan acara  ke para alumni.

Teknis pengundangan peserta Reuni Akbar dan Lebaran Santri 1437 H ini, panitia telah menyiapkan undangan resmi. Tapi, mengingat terbatasnya sumber daya, metode yang kami lakukan lebih banyak secara informal lewat media sosial, seperti akun Facebook Almaa. Sedangkan dalam mengundang para guru-guru di sekolah maupun pesantren, kami lakukan melalui undangan resmi.

Ke depan, sebaiknya pengundangan selain lewat media sosial juga dibarengi dengan pemasangan spanduk di kawasan Basmol dan wilayah-wilayah lain yang banyak memiliki alumni. Panitia juga bisa memanfaatkan proposal kerja sama dengan media televisi atau surat kabar untuk memasang iklan undangan acara Reuni Akbar dan Lebaran Santri.

Alhamdulillah pada hari acara , sebagian besar para guru, ustadz, ustadzah, dan keluarga besar yayasan Al Hidayah Basmol turut hadir di acara ini. Berdasarkan absensi yang kami siapkan, jumlah alumni yang hadir di acara ini sekitar 400 orang, mulai dari angkatan pertama hingga lulusan tahun 2016.

Adapun jadwal acara yang kami susun yaitu,

07.30 – 08.00 Registrasi
08.00 – 08.30 Hiburan Hadroh Pondok Putra
08.30 – 09.00 Tahlil dipimpin ustadz M. Nur
09.00 – 09.10 Opening oleh MC, Ahsanul Bisri,
09.10.09.20 Pembacaan ayat suci Al-Quran
09.20-11.00 Sambutan-sambutan
1. Ketua Panitia: Yazid
2. Perwakian Alumni: Ust. Nasri
– Pemutaran Slide biodata guru oleh Jauhar
3. Ketua Almaa: Islah
4. Pimpinan Pesantren: KH. Hisyam Al Burhani Hasyim
5. Pimpinan Yayasan: KH. A Syarifuddin Abdul Ghoni MA
11.00-11.15 Foto untuk para Asaatidz
11.15-11.45 Salaman-salaman alumni putri dan disusul alumni putra.
11.45- 12.00 Foto bersama
12.00 – selesai Makan Siang dan ziarah kubur bersama

Namun, dalam pelaksanaannya, kami melakukan sejumlah penyesuaian. Dan, beberapa evaluasi kami dalam penyajian acara ini antara lain,

–  Pembacaan tahlil realisasinya dipimpin oleh Ustadz Muadz

– Acara dimulai lebih lambat lima menit dari agenda, karena masih kurang tertibnya barisan. Ke depan, nampaknya harus ada keamanan atau sosok alumni dituain sehingga menjadi contoh yuniornya untuk ikut duduk di barisan depan

– Agenda pembacaan qori ditiadakan, karena sejak awal sifatnya kondisional

– Pemutaran film dokumenter banyak yang berharap bener film sejarah asatidz dan pesantren bukan hanya sekadar presentasi.

– Foto bersama setelah acara tidak teralisasi dengan sempurna karena suasana dan kondisi ketika akhir acara sudah tidak kondusif

– Ziarah alumni tidak terlaksana dengan baik.

– Perlu wadah kadus atau plastik untuk snack peserta, sebab banyak yang sulit membawanya sehingga tersisa banyak.

– Perlu lebih rapih dalam penyajian makan siang.

  1. PERLENGKAPAN DAN KONSUMSI

    Dalam pelaksanaan acara, Almaa dapat banyak sumbangan perlengkapan acara dari pihak yayasan, sehingga membantu dalam penghematan pengeluaran. Misalnya, layar dan proyektor, kamera SLR, handycam, sejumlah alat tulis, dan lain-lain.

Selain itu, minimnya pendanaan yang ada, membuat kami hanya dapat menyewa tenda yang tidak begitu besar, yakni dengan ukuran hanya 13 meter x 16 meter atau separuh dari lapangan MA/MTs Al Hidayah. Akibatnya, tempat masih kurang memenuhi sehingga beberapa peserta atau alumni hanya bisa di tempatkan di deretan belakang yang hanya beratap dan beralas terpal. Kami menggunakan perlengkapan tenda sound sistem, dan panggung milik Ustadz H Thoifuri dengan harga sewa Rp 2,5 juta.

Di tahun yang akan datang diharapkan dapat menyewa tenda dengan ukuran yang lebih besar sehingga sekaligus dapat menyewa tenda yang nantinya dapat dijadikan stand untuk promosi usaha alumni serta menjadi tambahan masukan untuk alumni.

Pada Lebaran Santri dan Reuni Akbar 1437 H ini, kami tidak membuka stand untuk penjualan. Kami hanya menggelar lapak yang menampilkan buku-buku karya asatidz basmol dan alumni, serta sanad keilmuan KH A Syarifuddin. Stand yang diizinkan untuk dibuka hanyalah stand penjualan stiker yang hasil penjualannya diinfakkan untuk pembangunan pondok pesantren.

Untuk konsumsi makan siang, kami menyiapkan nasi uduk yang jumlahnya mencapai 63 nampan. Dalam penyajian masih kurang tertata, sehingga meskipun jumlah peserta sangat banyak, namun konsumsi masih tersisa. Biaya konsumsi nasi uduk mencapai Rp 4 juta yang kami pesan di Mpo Taz.

  1. KEUANGAN

a. Dana Masuk

Nama Kegiatan Nilai
A. Sebelum Acara
di Ust M Nur Rp4.225.000
di M Yazid Rp1.000.000
B. Saat Acara/Infak Alumni Rp6.320.000
Total pemasukan Rp11.545.000

b. Dana Keluar

Nama Kegiatan Nilai
A. Perlengkapan
Tenda, Sound, Blower Rp2.500.000
Banner, X Banner, Fotoboot Rp600.000
Laundry Karpet dan Terpal Rp700.000
Sub total Rp3.800.000
B. Konsumsi
Nasi Uduk Rp4.000.000
Buah-buahan Rp300.000
Air Mineral Rp320.000
Snack peserta Rp600.000
sub total Rp5.220.000
C. Acara
Sarapan panitia, dll Rp100.000
Makanan/minuman panitia Rp200.000
Parkir dan kebersihan Rp400.000
rokok tenda dan parkir Rp150.000
Sub total Rp850.000
Total Pengeluaran Rp9.870.000

c. Saldo

Pemasukan Rp.11.545.000
Pengeluaran Rp.9.870.000
Potongan uang di bank Rp.12.000
Sisa Dana Rp.1.663.000

 Tabel Keuangan berdasarkan penanggung jawab pemegang dana

Penanggung Jawab Uang Masuk Uang Keluar Saldo Keterangan
1. Ust M Nur 600.000 600.000 Masuk ke Rekening
200.000 800.000 Masuk ke Rekening
200.000 1.000.000 Masuk ke Rekening
100.000 1.100.000 Masuk ke Rekening
200.000 1.300.000 Masuk ke Rekening
300.000 1.600.000 Masuk ke Rekening
300.000 1.900.000 Masuk ke Rekening
700.000 2.600.000 Masuk ke Rekening
700.000 3.300.000 Masuk cash
200.000 3.500.000 Masuk Cash
400.000 3.900.000 Masuk Cash
3.000.000 900.000 Bayar Nasi uduk
12.000 888.000 Potongan bulanan Bank
300.000 588.000 Beli Buah-buahan
325.000 913.000 masuk cash setelah acara
913.000
2. M Yazid 700.000 1.613.000 Masuk Cash
100.000 1.713.000 Masuk cash
100.000 1.813.000 Masuk cash
100.000 1.913.000 Masuk Cash
600.000 1.313.000 Beli Snack
100.000 1.213.000 Sarapan panitia
150.000 1.063.000 Konsumsi tenda, parkir
1.063.000
3. Hafizuddin 6.320.000 7.383.000
2.000.000 5.383.000 u/ pelunasan tenda
400.000 4.983.000 Parkir
100.000 4.883.000 beberes tenda
100.000 4.783.000 konsumsi beberes
1.000.000 3.783.000 Ganti uang yazid (Dp nasi uduk)
750.000 3.033.000 Ganti uang Toni (Dp tenda, beli air)
600.000 2.433.000 Banner
70.000 2.363.000 beli aqua
700.000 1.663.000 Laundry karppet
Saldo Akhir     1.663.000
  1. Lain-lain

Sejumlah perlengkapan sisa-sisa pelaksanaan acara seperti Banner, X-Banner, photo both, stample Almaa, biodata alumni, serta alat-alat tulis kami simpan base camp (sekretariat sementara) Almaa di rumah sdr Ust M Nur. Semoga dapat dimanfaatkan oleh pegurus Alma ke depannya.

Untuk tindak lanjut pendanaan yang saldonya mencapai Rp 1.663.000, kami panitia Lebaran Santri dan Reuni Akbar 1437 H akan mengembalikan dana Rp 700.000. Sehingga, sisa danapelaksanaan acara sebesar Rp 963.000 akan kami simpan di rekening BRI Nomor 0398-01-011971-50-2 atas nama Muhammad Nur. Rinciannya, saldo terakhir saat  ini Rp 88.000, dan uang yang akan disetor sejumlah Rp 875.000.

 

  1. Penutup

Demikian laporan hasil kegiatan kami buat sebagai bentuk pertanggungjawaban kami atas amanah yang diberikan oleh pengurus Almaa. Mudah-mudahan, ini dapat menjadi pelajaran untuk pelaksanaan kegiatanAlmaa di kemudian hari.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh..

 

Panitia Lebaran Santri dan Reuni Akbar 1437 H

 

Ketua Pelaksana                             Sekretaris                         Bendahara/Koord. Pendanaan

 

(M Yazid)                              (Ahsanul Fikri)                           (Muhammad Nur)

 

Koordinator Acara                              Koordinator Konsumsi/Perlengkapan

 

(Ahasnul Bisri)                                                          (Mathoni)